3 tips om bedrijfsprocessen te optimaliseren

Om het werk eenvoudiger te maken en één standaard te maken voor iedereen, worden bedirjfsprocessen in het leven geroepen. Doordat iedereen op dezelfde manier werkt is de kans op fouten minder. Maar is dat wel zo? “Als we willen optimaliseren, gaan we vaak denken in nieuwe oplossingen en voegen we extra taken toe aan bestaande processen. Terwijl er genoeg mogelijkheden zijn om de huidige activiteiten te optimaliseren”, aldus Jelle Marius, consultant bij Lean Six Sigma adviesbureau Bureau Tromp. Met deze 5 tools kun je direct een slag maken in huidige processen en activiteiten. 

Tip 1: processen visueel maken met Value Stream Mapping

De Value Stream Map wordt ook wel de waardestroom analyse genoemd. Het heeft als doel om verbetermogelijkheden van je proces visueel in kaart te brengen en het geeft een startpunt om gestructureerd te gaan verbeteren. Hierbij schrijf je alle activiteiten binnen een proces op een aparte post-it en deze plak je in de volgorde zoals het nu plaatsvindt. Vervolgens kijk je kritisch naar de waarde die een activiteit toevoegt, of juist niet toevoegt. Hier heb je de eerste verbeterslagen al te pakken. 

Tip 2: voer een Gemba Walk uit

“Stel je krijgt een klacht binnen van een klant over de kwaliteit van een product. Het kan diverse oorzaken hebben, maar hoe bepaal je dan wat de exacte reden is van die klachten over de kwaliteit? De Gemba Walk is de perfecte manier om het zelf te ondervinden”, aldus Marius. Een Gemba Walk betekent letterlijk het bezoeken van de werkplaats. Door mee te lopen ontstaat er een op feiten gebaseerd begrip voor wat er goed gaat en wat beter kan. Marius: “Het is een beproefde methode om effectief sturing te geven aan een organisatie of proces en te ondersteunen bij het continu verbeteren daarvan”. 

Tip 3: stel 5x de waarom-vraag

Dat een oplossing soms vrij simpel kan zijn, bewijst de 5x Why-methodiek. “We gebruiken het veel bij brainstormsessies als we de mogelijke oorzaken van een probleem proberen te achterhalen. Door de waarom-vraag minimaal vijf keer te stellen kom je steeds dichterbij de grondoorzaak van het probleem”. Wordt dat dan niet irritant? “Ja, het kan vervelend worden als iemand exact vijf keer achter elkaar dezelfde vraag stelt. Je kunt bijvoorbeeld varieren met vragen als ‘Hoe komt dat?’ of ‘Wat is de reden daarvan”, aldus Marius.

Binnen de Lean en Lean Six Sigma methodieken bestaan nog veel meer tools die kunnen helpen bij het optimaliseren van bedrijfsprocessen. Download het gratis Lean E-book met 35 tools. 

In de afgelopen 11 jaar mocht Bureau Tromp ruim 20.000 mensen opleiden & certificeren in Lean en Lean Six Sigma. Circa 5.500 mensen zijn door hen gecoacht in Lean Six Sigma verbetertrajecten en in totaal zijn er zo’n 200 verbeterprojecten uitgevoerd binnen allerlei bedrijven.